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Organiser un événement durable

Les grands principes de durabilité

La durabilité est un concept très large, notamment décrit par les objectifs de développement durables de l’ONU ou l’agenda 2030 et comprend la protection de l’environnement mais également la santé, l’éducation l’égalité entre les genres etc… Mettre en application ces principes s’avère parfois complexe c’est pourquoi la Ville de Fribourg, en coopération avec Bénévolat Fribourg Freiburg mets à disposition les ressources ci-dessous ainsi qu’une formation qui a lieu chaque année afin de soutenir les organisations qui s’engagent pour des événements plus durables.

Pour mon événement

Planification
  • Créer une liste des tâches claire et globale afin de faciliter la communication et la coordination des différents rôles. Le détail de la liste est à définir selon l’équipe impliquée. Une tâche plus détaillée veut dire une vision plus claire pour le bénévole de ce à quoi il s’engage et une participation plus élevée des membres de l’association.
  • Quoi ? Quand ? Où ? Pour qui ? Faire attention à bien choisir ses mots pour garantir la cohérence de toutes les futures communication. Il faut également définir au début d’un projet quelle organisation en est responsable.
  • Un comité d’organisation propre à chaque manifestation avec des tâches clairement définies et réunir des associations porteuses du projet sont des bons points de départ.
  • Différencier comité d’organisation et bénévoles actifs. Le comité doit tenir à jour une la liste des tâches et régulièrement rappeler les délais aux personnes impliquées.
  • Dans certains cas, une grille des risques (sécurité, technique, météo) avec des réponses appropriées permet d’anticiper et de mitiger au maximum les problèmes
Communication
  • Communication responsable et éthique : Utiliser des messages transparents sur les engagements durables de l’événement, éviter le greenwashing, et valoriser les démarches réelles plutôt que les effets d’annonce.
  • Supports éco-conçus : Privilégier la communication numérique (emails, réseaux sociaux, site web) et, en cas d’impressions, opter pour du papier recyclé, des encres écologiques, et limiter les quantités produites.
  • Sensibilisation des publics : Intégrer dans les messages (avant, pendant et après l’évènement) des contenus éducatifs sur les actions durables mises en place et les comportements responsables attendus des participant·e·s (mobilité douce, tri des déchets, etc.).
  • Inclusion et accessibilité : Veiller à une communication accessible à tous et toutes (langage clair, traductions, supports visuels adaptés), afin de favoriser l’équité et la participation d’un public diversifié.
Finances
  • Définir les coûts fixes (qui sont dépensés de toute façon) et variables (qui sont dépensés en plus pour chaque participant). Dans la mesure du possible, trouver des ressources fixes pour les coûts fixes (sponsors, trésorerie disponible,tombola avant l’évènement, subventions, etc) et assumer les coûts variables uniquement avec des ressources variables (vente de goodies, billets d’entrée, etc).
  • Intégration des coûts environnementaux et sociaux dans le budget : Prévoir une ligne budgétaire spécifique pour les actions durables (gestion des déchets, énergies renouvelables, transport doux, etc.) et évaluer le coût réel des externalités (ex. compensation carbone, accessibilité sociale).
  • Choix de fournisseurs engagés dans des pratiques durables : Favoriser des prestataires certifiés, locaux et responsables, même si leurs tarifs sont parfois légèrement supérieurs, car ils contribuent à une économie plus vertueuse à long terme.
  • Financement participatif ou éthique : Explorer des modèles de financement alternatifs (crowdfunding, partenariats avec des fondations ou institutions engagées dans la durabilité) pour soutenir des initiatives vertueuses.
  • Transparence budgétaire et traçabilité : Communiquer de manière claire sur l’utilisation des ressources financières, notamment celles affectées à des actions durables, afin de renforcer la confiance des partenaires, sponsors et participant·e·s.
Équipes
  • Formation et sensibilisation à la durabilité : Proposer des sessions de formation pour les membres de l’équipe et les bénévoles afin de les outiller sur les pratiques durables (tri des déchets, réduction de l’empreinte carbone, communication responsable, etc.).
  • Équité, diversité et inclusion dans la composition des équipes : Mettre en place des critères de recrutement favorisant la diversité des profils (âge, genre, origine, statut socio-économique) et garantir un environnement de travail inclusif et respectueux.
  • Conditions de travail responsables et bien-être des équipes : Veiller à des horaires réalistes, à des pauses suffisantes, à un accès à une alimentation saine et à des espaces de repos, afin de prévenir l’épuisement et valoriser l’engagement humain.
  • Engagement participatif et co-construction : Encourager la participation active des équipes dans les décisions liées à l’événement, notamment celles en lien avec les actions de durabilité, afin de renforcer leur motivation et leur sentiment d’appartenance.
Logistique
  • Optimisation des flux et des transports : Réduire les déplacements inutiles grâce à une planification fine (livraisons groupées, circuits courts)
  • Utilisation de matériel réutilisable ou mutualisé : Éviter le jetable en louant ou mutualisant du matériel (mobilier, tentes, signalétique, etc.) auprès d’autres organisations ou via des plateformes de partage inter-événements.
  • Réduction et gestion responsable des déchets : Prévoir dès la phase de logistique des solutions concrètes pour éviter les déchets (conditionnements réduits, vaisselle réutilisable, tri sélectif, compostage)
  • Approvisionnement local, bio et de saison : Sélectionner des produits issus de circuits courts, cultivés localement et selon des méthodes respectueuses de l’environnement, pour réduire l’empreinte carbone liée au transport et soutenir l’agriculture durable.
  • Réduction de la part carnée au profit d’options végétariennes : Proposer majoritairement des menus à base de protéines végétales, qui ont un impact environnemental plus faible, tout en assurant qualité gustative et valeur nutritionnelle.
  • Gestion responsable des surplus alimentaires : Mettre en place des partenariats avec des associations locales pour redistribuer les excédents ou les valoriser par le compostage, afin de lutter contre le gaspillage alimentaire

Ressources externes

Autorisations et informations officielles

Prévention des abus, violences et discriminations

  • www.corodis.ch Charte pour la prévention des violences sexuelles dans le milieu culturel
  • www.frc.ch : Charte « Zéro Tolérance » – Stop Harcèlement
  • www.outrage.ch : « Safer Space » – Réseau Outrage (Collectif romand).
  • www.respectnow.ch : RespectNow – Engagement contre le harcèlement dans les événements sportifs et culturels.

Circuits courts et approvisionnements locaux

  • www.filierepro.ch : FILIÈRE PRO (Romandie) – Label de proximité et durabilité agroalimentaire.
  • www.slowfood.ch : Slow Food CH – Convivium Suisse. Mouvement soutenant la production locale,artisanale et responsable.
  • www.suissegarantie.ch : Label « Suisse Garantie »

Financement éthique

  • www.fair-finance.ch : Fair-Finance – Code de conduite de la finance éthique
  • www.swissfoundations.ch : SwissFoundations – Principes de bonne conduite.
  • www.raiffeisen.ch : Raiffeisen « Engagement local ». Programme de soutien à des projets d’utilité publique ancrés localement.
  • www.crowdify.net : Crowdify (par Wemakeit) – Plateforme de financement participatif durable.

Labellisation d’événements

Avec le soutien de :