Organiser un événement durable

Pour mon événement

Planification

• Respect des délais : Dès le début du projet, il est essentiel de vérifier les délais des différentes démarches administratives. Certaines sont obligatoires et peuvent entraver le bon déroulé de la manifestation si les délais ne sont pas respectés.
• Liste des tâches : Créer une liste claire et globale afin de faciliter la communication et la coordination des différents rôles. Le détail de la liste est à définir selon l’équipe impliquée. Une tâche plus détaillée veut dire une vision plus claire pour le bénévole de ce à quoi il s’engage et une participation plus élevée des membres de l’association.
• Cadre du projet : Quoi ? Quand ? Où ? Pour qui ? Il est essentiel de définir au début d’un projet : l’organisation/association responsable, le lieu, le calendrier, les objectifs, le public-cible et les partenaires etc…
• Comité et réseau : un comité d’organisation propre à chaque manifestation avec des tâches clairement définies et réunir des associations porteuses du projet sont des bons points de départ.
• Répartition des tâches : Différencier comité d’organisation et bénévoles actifs. Le comité doit tenir à jour une liste des tâches et régulièrement rappeler les délais aux personnes impliquées.
• Anticipation des risques : Dans certains cas, une grille des risques (sécurité, technique, météo) avec des réponses appropriées permet d’anticiper et de minimiser au maximum les problèmes.

Finances

• Définir les coûts fixes (qui sont dépensés de toute façon) et variables (qui sont dépensés en plus pour chaque participant). Dans la mesure du possible, trouver des ressources fixes pour les coûts fixes (sponsors, trésorerie disponible, tombola avant l’évènement, subventions, etc) et assumer les coûts variables uniquement avec des ressources variables (vente de goodies, billets d’entrée, chapeau, etc).
• Intégration des coûts environnementaux et sociaux : Prévoir une ligne budgétaire spécifique pour les actions durables (gestion des déchets, énergies renouvelables, transport doux, etc.) et évaluer le coût réel des externalités (ex. compensation carbone, accessibilité sociale).
• Choix de fournisseurs engagés dans des pratiques durables : Favoriser des prestataires certifiés, locaux et responsables, même si leurs tarifs sont parfois légèrement supérieurs, car ils contribuent à une économie plus vertueuse à long terme.
• Financement participatif ou éthique : Explorer des modèles de financement alternatifs (crowdfunding, partenariats avec des fondations ou institutions engagées dans la durabilité) pour soutenir des initiatives vertueuses.
• Transparence budgétaire et traçabilité : Communiquer de manière claire sur l’utilisation des ressources financières, notamment celles affectées à des actions durables, afin de renforcer la confiance des partenaires, sponsors et participant·e·s.
• Diversifier les sources de financement : Demander des financements à diverses institutions (Loterie Romande, Ville de Fribourg, Canton, Migros, associations partenaires, etc.) et établir un budget réaliste en incluant les revenus propres. Plus d’informations sur notre page : Rechercher des fonds

Communication

• Communication responsable et éthique : Utiliser des messages transparents sur les engagements durables de l’événement, et valoriser les démarches réelles plutôt que les effets d’annonce.
• Supports éco-conçus : Privilégier la communication numérique (emails, réseaux sociaux, site web) et, en cas d’impressions, opter pour du papier recyclé, des encres écologiques, et limiter les quantités produites.
• Sensibilisation des publics : Intégrer dans les messages (avant, pendant et après l’évènement) des contenus éducatifs sur les actions durables mises en place et les comportements responsables attendus des participant·e·s (mobilité douce, tri des déchets, etc.).
• Inclusion et accessibilité : Veiller à une communication accessible à tous et toutes (langage clair, traductions, supports visuels adaptés).
• Cohérence : Faire attention aux informations communiquées dès le départ pour garantir la cohérence de toutes les futures communications.

Équipes

• Formation et sensibilisation à la durabilité : Proposer des sessions de formation pour les membres de l’équipe et les bénévoles afin de les outiller sur les pratiques durables (selon les points détaillés sous « organisation » ci-dessous).
• Équité, diversité et inclusion dans la composition des équipes : Mettre en place des critères de recrutement favorisant la diversité des profils (âge, genre, origine, statut socio-économique) et garantir un environnement de travail inclusif et respectueux.
• Conditions de travail responsables et bien-être des équipes : Veiller à des horaires réalistes, à des pauses suffisantes, à un accès à une alimentation saine et à des espaces de repos, afin de prévenir l’épuisement et valoriser l’engagement humain.
• Engagement participatif et co-construction : Encourager la participation active des équipes dans les décisions liées à l’événement, notamment celles en lien avec les actions de durabilité, afin de renforcer leur motivation et leur sentiment d’appartenance.

Organisation

• Optimisation des flux et des transports : Réduire les déplacements inutiles grâce à une planification fine (livraisons groupées, circuits courts, mobilité douce). En général, le plus grand impact environnemental négatif d’une manifestation est lié aux transports (au moins 70% de l’impact).
• Utilisation de matériel réutilisable ou mutualisé : Éviter le jetable en louant ou mutualisant du matériel (mobilier, tentes, signalétique, etc.) auprès d’autres organisations ou via des plateformes de partage inter-événements ou des achats de seconde-main.
• Réduction et gestion responsable des déchets : Prévoir dès la phase de logistique des solutions concrètes pour éviter les déchets (conditionnements réduits, vaisselle réutilisable, tri sélectif, compostage)
• Approvisionnement local, bio et de saison : Sélectionner des produits issus de circuits courts, cultivés localement et selon des méthodes respectueuses de l’environnement, pour réduire l’empreinte carbone liée au transport et soutenir l’agriculture durable.
• Réduction de la part carnée au profit d’options végétariennes : Proposer majoritairement des menus à base de protéines végétales (au moins 2/3) a un impact environnemental plus faible, tout en assurant qualité gustative et valeur nutritionnelle, et s’adapte à un plus grand nombre de régimes alimentaires.
• Gestion responsable des surplus alimentaires : Mettre en place des partenariats avec des associations locales pour redistribuer les excédents ou les valoriser par le compostage, afin de lutter contre le gaspillage alimentaire
• Inclusion et accessibilité : prévoir des accès pour les personnes en situation de handicap (personnes à mobilité réduite, aveugles, sourds ou muets, etc.), la gratuité ou un prix préférentiel pour certains publics (Carte Culture, prix jeunes, prix AVS, etc.) et l’adéquation des activités avec différents publics, afin de favoriser l’équité et la participation d’un public diversifié.

Ressources externes

Autorisations et informations officielles

• Ville de Fribourg : Directives et informations pour les manifestations : https://www.ville-fribourg.ch/organiser-manifestation
• Préfecture du canton de Fribourg : demande de patente K : https://www.fr.ch/vie-quotidienne/demarches-et-documents/manifestations-temporaires-patente-k

Prévention des abus, violences et discriminations

• www.corodis.ch Charte pour la prévention des violences sexuelles dans le milieu culturel
• www.frc.ch : Charte « Zéro Tolérance » – Stop Harcèlement
• www.outrage.ch : « Safer Space » – Réseau Outrage (Collectif romand).
• www.respectnow.ch : RespectNow – Engagement contre le harcèlement dans les événements sportifs et culturels.
• www.milleseptsans.ch : « Charte Aretha » – sensibilisation et de prévention des violences sexistes et sexuelles dans l’espace public
• www.inforacisme.ch : aide pour les victimes ou témoins de racisme
• www.association-ado.ch : prévention et réduction des comportements à risque par et pour les jeunes en milieu festif
• www.sante-sexuelle.ch : Centre empreinte : centre de compétences en santé sexuelle
• www.nezrouge.ch : Campagne nationale de sécurité routière avec des bénévoles « chauffeurs désignés »

Circuits courts et approvisionnements locaux

• www.filierepro.ch : FILIÈRE PRO (Romandie) – Label de proximité et durabilité agroalimentaire.
• www.slowfood.ch : Slow Food CH – Convivium Suisse. Mouvement soutenant la production locale,artisanale et responsable.
• www.suissegarantie.ch : Label « Suisse Garantie »

Aides et réseau

• https://www.reper-fr.ch/professionnels/entreprises/pole-mini-jobs/ : Pôle Mini-Jobs de REPER : propose des jeunes motivés·es et accompagnés·es pour réaliser diverses tâches

• https://www.reper-fr.ch/particuliers/grand-public/offres-socioculturelles/centres-d-animation-socioculturelle/ Centres d’animation socioculturel de REPER : réseau et soutien important pour les projets en ville de Fribourg (communication, matériel et infrastructures, trouver des bénévoles, etc.), en particulier dans les quartiers

Financement éthique

• www.fair-finance.ch : Fair-Finance – Code de conduite de la finance éthique
• www.swissfoundations.ch : SwissFoundations – Principes de bonne conduite.
• www.raiffeisen.ch : Raiffeisen « Engagement local ». Programme de soutien à des projets d’utilité publique ancrés localement.
• www.crowdify.net : Crowdify (par Wemakeit) – Plateforme de financement participatif durable.

Labellisation d’événements

• www.ecoevent.ch : EcoEvent. Label suisse pour les événements responsables.
• www.causewecare.ch : MyClimate « Cause We Care ». Programme de compensation carbone pour les événements.
• www.agenda2030.ch : Agenda 2030 – Objectifs de développement durable (ODD).
• www.swisstripleimpact.ch : Swiss Triple Impact (STI). Outil de progression vers les ODD